Олимпийская история Полины Сусловой

Грамота Полина

Уважаемые коллеги!

В феврале и марте 2014 года произошло одно из самых знаменательных событий в истории современной России – в Сочи прошли XXII Зимние Олимпийские игры и XI Зимние Паралимпийские игры. Среди сотрудников ё-event были те, кто принял непосредственное участие в организации этих событий. В командировку с почетной миссией отправилась Полина Суслова, организатор ё-event, которой удалось привезти из Сочи бесценный опыт в управлении действительно большими мероприятиями.

Полина работала на двух объектах: «Русские горки» и «Горная паралимпийская деревня». Большая редкость, но по окончании соревнований на «Русских горках» Полине предложили продлить контракт и работать в «Горной паралимпийской деревне».

В сегодняшнем посте приведены собственные наблюдения Полины о секретах успешной организации массовых событий. С радостью делимся с Вами!

Лучшие

«Нашей основной задачей на «Русских горках» было распределение потоков людей, контроль служебных зон, предоставление информации для зрителей и их навигация на объекте. Для этого был задействован ресурс: 160 волонтеров, 7 супервайзеров (одна из которых Я) и 2 руководителя функции. Зрителей собиралось более 6500 человек, поэтому немалым трудом было сначала принять их, но еще большим – помочь им беспрепятственно покинуть объект после соревнований.

Все мы бывали в кинотеатре. Когда заканчивается фильм, и гости выходят, образуется небольшой затор, хотя обычно в кинотеатрах человек 60-100. Что уж говорить про ситуации, когда людей более 6500 тысяч, и они одновременно хотят покинуть какое-то место. Итак, нужно постараться распределить потоки людей, постараться, чтобы эти потоки не пересекались дальше. Если где-то узкий проход, то выстроить змейку для очереди. Могу сказать, что это стрессовый момент для человека, далеко не каждый сможет наводить «движуху» в толпе, среди незнакомых людей, когда не знаешь, как люди будут реагировать…

«Грамотно спланировать движение людей»

Как бы очевидно это не звучало, но для эффективной подготовки к мероприятию необходимо пройти площадку по маршруту «глазами» зрителя, СМИ, VIP-персон, артистов и других возможных групп, представить себя на их месте. И тогда будет понятно, где нужно поставить указатель, где лучше поставить волонтера, а в каком месте вообще изменить маршрут…

«Просчитать всевозможные риски»

На ответственных мероприятиях необходимо по максимуму просчитать всевозможные риски и смоделировать неблагоприятные ситуации, которые могут произойти, после чего дать всей команде понимание того, как действовать в той или иной ситуации. Не факт, что когда-либо придется столкнуться с этим, но если ВДРУГ, то ты и команда будете готовы на 100%. На Олимпийских играх просчитывали каждую мелочь! Митинги, падение вертолета и много, много, очень много разных ситуаций! В зоне моей ответственности находилась огромная пешеходная лестница, состоящая из более чем 400 ступеней. Поэтому большое внимание при обучении волонтеров уделялось риску возникновения медицинских случаев (сердечная недостаточность, переломы и т.д.) За всю Олимпиаду на моем участке не произошло ни одного медицинского случая, и уже возникло ощущение, что время инструктажей было потрачено зря. Но вот наступил последний день, и медицинский случай все-таки произошел. Команда сработала четко благодаря моделированию и обучению!

Еще один факт из опыта: на Универсиаде-2013 в Казани просчитывали даже риск появления НЛО. Звучит смешно, но зато какой подход к делу!

«Подружиться со всеми»

Просто необходимо наладить коммуникацию со смежными службами на объекте проведения мероприятия, причем наладить как с руководством, так и с теми, кто работает «в полях». Через этих людей можно решить множество возникающих проблем напрямую и быстро.

На мероприятиях с большим количеством людей, нужно обязательно привлекать сотрудников полиции. Они могут вообще не понадобиться, но порой можно воздействовать на толпу одним их видом. Были ситуации, когда люди, которых волонтеры вежливо просили подождать, не обращали внимания на просьбы и просто начинали перелезать через ограждения. А как только найдется один такой «умник», за ним пойдет еще человек пять, а потом уже и все возмущаться начнут. А сотрудники полиции одним своим видом и вежливыми просьбами могут контролировать порядок.

«Управление «толпой»

Очень важно при работе с большими массами людей постараться тормозить их на разных точках, что бы не допускать массового скопления в одном месте. Допустим, мероприятие закончилось, и толпа ринулась на выход, появляется риск давки. Нужно срочно чем-то завлечь людей — вот здесь сфотографироваться можно, кто еще не успел, вот здесь перекусить еще разок и т.д.

Но иногда приходится просто жестко и самостоятельно решить за них, кто и куда идет. «Вот эта группа идет на этот автобус по этому пути. А вам нужно обойти там! Нет! По-другому нельзя, так спланировано для вашего же удобства!»

Это действительно необходимо, пусть даже приходится предлагать не самый лучший вариант передвижения. Но безопасность важнее!

«Не терять спокойствия»

Как я убедилась, нет ничего хуже паники организатора. Сохранять спокойствие необходимо всегда и при любых обстоятельствах!

Во-первых, только Вы знаете, как задумано и как должно быть, и только по вашему виду можно определить насколько все идет не так. Я сама находилась в большой толпе людей, появлялось чувство напряжения, иногда даже страха, но когда видела улыбающихся волонтеров, которые поют песни, танцуют, выкрикивают забавные фразы, просят «Дай пятеру!», настроение поднималось. Когда видишь, что организаторы улыбаются и шутят, заражаешься их позитивом и успокаиваешься.

Во-вторых, если Вы поддадитесь панике, то кто кроме вас примет решение, как быть дальше и кто исправит ситуацию? Ну и последнее, есть вещи тупо не зависящие от нас. Мы не остановим ливень, мы не перестроим площадку, поэтому нужно уметь понимать это и сделать свою работу максимально хорошо, работая с тем, что есть, с теми обстоятельствами, которые уже сложились.

«Руководитель должен доверять своим сотрудникам основную часть работы»

На Олимпиаде нашло подтверждение еще одно «железное правило» — хороший руководитель тот, кто организовывает рабочий процесс, а не пытается сделать все сам. Коллектив должен работать как часы, где каждый является частью механизма. А лидер обязан всем все объяснить, дать четко поставленную задачу и наблюдать за процессом.

Важный фактор: если вы руководите процессом, то именно от Вас передается настроение и уверенность в работе всей команде. Когда все шло не так, как должно было быть в идеале, и на меня накатывала паника, я смотрела на своего руководителя, полного спокойствия и рассудительности, и понимала, не все так плохо. Он заряжал меня спокойствием и уверенностью, а я в свою очередь передавала это спокойствие дальше, своей команде.

«Передача информации всей команде»

Еще одно правило, которое мы использовали в своей работе – это правило передачи информации. Информацией должны владеть все, иначе кто-то остается не в курсе («Проблема? Где? Я не слышал!») Для этого каждое утро и вечер в обязательном порядке проводились брифинги с супервайзерами и дальше – в командах волонтеров. Все сложные ситуации дня обсуждались, анализировались, искались пути решения. Дальше оставалось только действовать.

«Укрепить командный дух сотрудников, замотивировать, вселить в каждого чувство значимости»

У меня было приготовлено много слов по поводу создания в коллективе правильной атмосферы, проактивности и личной ответственности перед руководителем и товарищами. Про то, что коллектив как живой организм должен дышать одним воздухом и думать «на одной волне»!

Но вместо этого, я просто покажу видео, которое снял один из волонтеров. На нем запечатлено прощание нашей команды в последний день Олимпиады! У нас была команда, слаженная, дружная, которой были посильны любые самые невыполнимые задачи! Олимпиада в Сочи – одно из самых лучших воспоминаний в моей жизни!

Спасибо, ребята!!!»

Теги: , , , , , , , , , , ,

Веб-сайт сделан нашими руками
Авторские права © 2013 ё-event
Казань, телефон: +7 (843) 251-96-01